Informace o zpracování osobních údajů
Úvodem
Univerzita Pardubice je pořadatelem konference Digitální transformace univerzit. Jedná se konferenci určenou vrcholovému managementu vysokých škol, ale i zástupcům jejich IT útvarů. Věnuje se strategickým tématům souvisejícím s digitalizací, jako je procesní řízení, legislativními aspekty digitalizace nebo aktivitami státní správy v oblasti digitalizace. Je rovněž místem, kde zástupci univerzit prezentují implementovaná řešení a zkušenosti s konkrétními technologiemi zaměřenými na digitalizaci procesů, datovou analytiku či kybernetickou bezpečnost, a kde technologičtí partneři univerzit mohou formou stánkových prezentací či workshopů prezentované technologie blíže představit ostatním.
Návštěvníci konference se registrují na konferenci pomocí online registračního formuláře, ve kterém vyplňují mj. i své osobní údaje, které poté Univerzita Pardubice zpracovává, aby jim mohla zajistit účast na konferenci a další služby s tím související.
Univerzita Pardubice je správcem osobních údajů, registrovaní účastníci konference jsou subjektem údajů.
V tomto dokumentu je uvedeno:
- jaké osobní údaje Univerzita Pardubice zpracovává,
- za jakým účelem a po jakou dobu jsou osobní údaje zpracovávané a
- jaká z toho subjektům údajů plynou práva a jakým způsobem je mohou uplatnit.
Identifikace správce osobní údajů
Správce osobních údajů účastníků Digitální transformace univerzity ve smyslu příslušných ustanovení Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „obecné nařízení nebo nařízení“), je:
Univerzita Pardubice
veřejná vysoká škola zřízená zákonem
Se sídlem: Studentská 95, 532 10 Pardubice
IČO 00216275, DIČ CZ00216275
Činnosti osobních údajů, účel a doba zpracování osobních údajů
Rozsah zpracovávaných osobních údajů.
Do registračního formuláře umístěného na webových stránkách https://www.digitalni-transformace-univerzit.cz, pomocí něhož se účastní na konferenci registrují, musí účastníci vyplnit své jméno, příjmení, e-mailovou adresu a organizaci, ze které pochází. Volitelně mohou uvést též funkci, kterou ve své organizaci zastávají.
Přístup k osobním údajům registrovaných účastníků Univerzita Pardubice získává okamžikem odeslání registračního formuláře.
Účel, právní základ a doba zpracování
Zajištění účasti na konferenci a služby s tím související
Jméno, příjmení, e-mailovou adresu a organizaci Univerzita Pardubice zpracovává za účelem organizačního zajištění konference a poskytnutí s tím souvisejících služeb (zaslání harmonogramu spolu s informacemi o řečnících na e-mailovou adresu, fakturace apod.).
Právním základem, který Univerzitu Pardubice opravňuje ke zpracování uvedených osobních údajů, je splnění smlouvy, kterou s ní účastníci uzavřeli při své registraci na konferenci.
Uvedené osobní údaje jsou zpracovávány pro tento účel po dobu, která je vyžadována právními předpisy.
Zasílání pozvánek na další ročníky konference
Jméno, příjmení a e-mailovou adresu Univerzita Pardubice dále zpracovává za účelem zasílání pozvánek na budoucí ročníky konference Digitální transformace univerzity.
Právním základem, který Univerzity Pardubice opravňuje ke zpracování uvedených osobních údajů, je oprávněný zájem na udržení a rozvíjení rozsahu a kvality konference Digitální transformace univerzit.
Uvedené osobní údaje jsou zpracovávány pro tento účel po dobu, než Univerzitě Pardubice subjekt údajů sdělí, že již nemá zájem o zasílání pozvánek na další ročníky konference Digitální transformace univerzit.
Zasílání dodatečných informací od partnerů
Jméno, příjmení a e-mailová adresa účastníků mohou být předány vybraným partnerům konference uvedeným na webových stránkách konference za účelem zasílání dodatečných informací o jejich činnosti, která souvisí s tématem konference, např. formou newsletteru, které se týkají výrobků a služeb poskytovaných partnery konference. Newslettery mohou představovat obchodní sdělení dle zákona o některých službách informační společnosti.
Partneři konference jsou samostatnými správci osobních údajů. Informace o tom, jakým způsobem partneři osobní údaje zpracovávají, naleznete na jejich webových stránkách.
Právním základem, který Univerzitu Pardubice opravňuje k předání uvedených údajů, je souhlas se zpracováním osobních údajů, který účastníci udělili při registraci. Bez uděleného souhlasu k předání osobních údajů nedojde. Souhlas mohou účastníci kdykoliv odvolat zasláním e-mailu na adresu dtu@upce.cz, nebo postupem pro uplatnění práv uvedený níže; odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.
Zasílání dodatečných informací od partnerů je možné rovněž odmítnout sdělením konkrétním partnerům podle instrukcí zveřejněných těmito partnery.
Uvedené osobní údaje jsou zpracovávány pro tento účel po dobu tří let, nebo do doby, kdy Univerzitě Pardubice nebo příslušnému partnerovi subjekt údajů sdělí, že nemá zájem, o další zasílání dodatečných informací.
Principy, zásady, postupy a další informace při zpracování osobních údajů
Při zpracování osobních údajů Univerzita Pardubice dodržuje následující zásady a postupy:
- Osobní údaje účastníků chrání tak, aby nedošlo k jejich neoprávněnému užití nebo zpřístupnění osobám, které nejsou oprávněny je zpracovávat, případně aby nedošlo k jinému porušení zabezpečení osobních údajů;
- Osobní údaje nejsou zveřejňovány, pokud k tomu subjekt údajů neudělil souhlas;
- Pokud by i přesto došlo k porušení zabezpečení osobních údajů, které by pro práva a svobody osob mohlo mít vysoké riziko, neprodleně o tom Univerzita Pardubice informuje subjekt údajů na e-mailovou adresu uvedenou v registračním formuláři;
Pro zpracování osobních údajů univerzita využívá vlastní servery i nástroje lokalizované v cloudovém prostředí. Poskytovatel cloudového prostředí je vůči Univerzitě Pardubice v postavení zpracovatele.
Pokud je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů, má subjekt údajů vždy právo tento souhlas bezplatně odvolat, a to oznámením na e-mailové adrese dtu@upce.cz.
V rámci zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování, které by na subjekty údajů mělo právní účinky nebo se jich obdobným způsobem významně dotýkalo.
Práva subjektu údajů a jejich uplatnění
V souvislosti se zpracováním osobních údajů náleží subjektům údajů práva vyplývající z čl. 15 až 22 a 77 obecného nařízení o ochraně osobních údajů Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“).
Těmito právy jsou:
- právo na přístup k osobním údajům,
- právo na opravu Vašich osobních údajů,
- právo na výmaz Vašich osobních údajů,
- právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů,
- právo na přenositelnost Vašich osobních údajů,
- právo vznést námitku,
- právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká, a
- právo podat stížnost u dozorového úřadu.
Podrobnosti k obsahu jednotlivých práv jsou blíže popsány na stránkách Univerzity Pardubice.
Informace k uplatňování práv subjektů údajů
Na Univerzitě Pardubice na řádný výkon činností v oblasti ochrany osobních údajů dohlíží pověřenec pro ochranu osobních údajů, který je také příslušný k vyřizování žádostí subjektů údajů. Subjekty údaje se na něj mohou obracet prostřednictvím e‑mailu dpo@upce.cz.